Dans un monde professionnel en constante évolution, l’intégration des nouveaux employés, ou onboarding, est devenue un enjeu stratégique majeur pour les entreprises. Chez DirectSkills nous avons compris que cette période va bien au-delà du simple premier jour de travail. C’est pourquoi nous avons développé un processus d’onboarding sur mesure qui s’étend sur plusieurs mois, visant à transformer les premiers pas de nos nouveaux collaborateurs en une expérience inoubliable et enrichissante.
L’importance de l’onboarding ne peut être sous-estimée. Selon une étude récente menée par Workelo et Ipsos, 97% des salariés considèrent une bonne intégration comme cruciale. Pourtant, la même étude révèle que 50% des salariés ont déjà vécu une mauvaise intégration, et plus alarmant encore, 1 salarié sur 3 a déjà quitté un poste de son plein gré avant la fin de la période d’essai en raison d’un onboarding insuffisant.
Ces chiffres soulignent l’impact considérable d’un processus d’intégration bien conçu sur la rétention des talents et la performance de l’entreprise. En effet, un bon processus d’onboarding peut augmenter la rétention des employés de 82%.
Dans cet article, nous allons vous dévoiler notre processus d’onboarding sur mesure. De la préparation méticuleuse avant l’arrivée du collaborateur jusqu’au bilan des 3 mois, en passant par les formations personnalisées et l’immersion dans différents services, vous découvrirez comment nous transformons l’intégration en un véritable tremplin vers le succès, tant pour nos nouveaux talents que pour Directskills.
Préparez-vous à plonger dans notre approche de l’onboarding, où chaque étape est conçue pour favoriser l’engagement, l’épanouissement et la performance de nos collaborateurs.
Bienvenue dans le voyage d’intégration Directskills !
La préparation : La clé d’un onboarding réussi
La préparation est la pierre angulaire d’un onboarding réussi. Chez DirectSkills nous avons compris que l’intégration d’un nouveau collaborateur commence bien avant son premier jour de travail. Cette phase, souvent appelée « pré-boarding », est cruciale pour poser les bases d’une expérience positive et engageante..
Réflexion sur le parrainage
L’une des premières étapes de notre processus de préparation consiste à réfléchir soigneusement au choix du parrain ou de la marraine pour le nouvel arrivant. Ce rôle est essentiel car il permet de créer un lien humain fort dès le début. Selon une étude de HCI citée par Zavvy, 87% des entreprises déclarent que les programmes de parrainage lors de l’intégration peuvent accélérer la compétence des nouveaux employés. Chez DirectSkills nous sélectionnons des parrains expérimentés, enthousiastes et bien intégrés dans l’entreprise, capables de transmettre notre culture et nos valeurs.
Planification stratégique de la date d’arrivée
La temporalité de l’arrivée d’un nouveau collaborateur est un aspect souvent négligé mais crucial. Nous prenons soin de choisir une date d’arrivée qui tient compte des congés des membres clés de l’équipe et des moments importants de l’entreprise. Cela garantit que le nouvel employé bénéficie d’un accueil optimal et d’une attention adéquate dès son arrivée.
De plus, si plusieurs futurs collaborateurs doivent rejoindre l’entreprise dans une période rapprochée, nous nous organisons au maximum pour les intégrer ensemble. Cette approche crée une dynamique positive, favorise la création de liens entre les nouveaux arrivants et optimise nos ressources d’intégration. Cette méthode s’est avérée particulièrement efficace pour renforcer le sentiment d’appartenance et réduire le stress lié à l’arrivée dans un nouvel environnement.
Création d’un socle commun de formation
Avant même l’arrivée du nouveau collaborateur, nous préparons un programme de formation sur mesure. Il y a un socle commun qui comprend des informations essentielles sur l’entreprise, nos outils et nos processus, nos enjeux.
Puis nous ajoutons des formations dédiées en fonction des métiers.
Notre approche vise à fournir une base solide tout en restant flexible pour s’adapter aux besoins spécifiques de chaque poste.
Communication proactive à l’entreprise
Une pratique que nous avons adoptée avec succès est la communication proactive à l’ensemble de l’entreprise concernant l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Nous envoyons une présentation du futur collègue, incluant son parcours, ses compétences et quelques informations personnelles (avec son accord). Cette démarche crée une atmosphère d’anticipation positive et aide à briser la glace dès le premier jour.
Un nouveau collaborateur témoigne :
« Un très bel accueil qui avait commencé la semaine d’avant mon arrivée en Afterwork. »
Incitation à la connexion préalable
Nous encourageons activement les membres de l’équipe à se connecter avec le nouvel arrivant sur LinkedIn avant son arrivée. Cette pratique permet de créer des liens informels et de réduire l’anxiété liée au premier jour. Cela donne également au nouveau collaborateur un aperçu de l’équipe qu’il va rejoindre.
Envoi de la documentation de bienvenue
Enfin, nous préparons et envoyons un pack de documentation de bienvenue complet avant le premier jour. Ce pack inclut un livret d’accueil détaillé, des informations pratiques sur l’entreprise, la présentation de l’équipe Admin RH qui va accompagner le premier jour. Notre objectif est donc de créer une première impression positive et durable.
En mettant l’accent sur ces aspects de la préparation, nous créons un environnement propice à une intégration réussie. Cette approche minutieuse et personnalisée reflète notre engagement envers chaque nouveau membre de l’équipe DirectSkills posant ainsi les bases d’une collaboration fructueuse et durable.
Les premiers pas : Accueil et intégration personnalisée
Les premiers jours d’un nouveau collaborateur sont cruciaux pour établir une relation positive et durable avec l’entreprise. Chez DirectSkills nous avons développé une approche personnalisée et attentionnée pour ces moments clés.
Le jour J : une journée type mémorable
Nous avons mis en place une journée type d’accueil qui vise à créer une première impression forte et positive. Cette journée est soigneusement planifiée pour offrir un équilibre entre les aspects formels et informels de l’intégration.
Dès son arrivée, le nouveau collaborateur est accueilli par son manager et l’équipe RH. Un petit-déjeuner d’accueil est organisé, permettant une première rencontre décontractée avec l’équipe immédiate. C’est l’occasion de briser la glace et de commencer à créer des liens dans un cadre convivial. En fonction de l’organisation de la journée le petit déjeuner d’accueil peut-être remplacé par un gouter 😉
Comme le souligne un collaborateur :
« Très bon accueil par les collaborateurs sur site. Mention spéciale pour le pot à l’arrivée et la participation de tous les collaborateurs présents. »
Ensuite, une visite guidée des locaux est organisée, permettant au nouvel arrivant de se familiariser avec son environnement de travail. Cette visite inclut la présentation des différents services et espaces communs, ainsi que des informations pratiques sur le fonctionnement quotidien de l’entreprise.
Formation aux outils internes
Une partie importante est consacrée à la formation aux outils internes de l’entreprise commun à tous les collaborateurs. Nous avons développé un programme de formation sur mesure qui prend en compte le poste spécifique du nouveau collaborateur. Cette formation couvre non seulement les aspects techniques des outils, mais aussi leur intégration dans les processus de travail quotidiens.
Selon une étude de Brandon Hall Group citée par Zavvy, les employés bénéficiant de programmes d’accueil plus longs et structurés atteignent leur premier accomplissement 34 fois plus rapidement. C’est pourquoi notre programme de formation s’étend sur plusieurs semaines, permettant une assimilation progressive et approfondie.
Un équipement complet et ergonomique prêt dès le premier jour
Chez DirectSkills nous accordons une grande importance à ce que chaque nouveau collaborateur soit parfaitement équipé dès son arrivée, que ce soit pour le travail au bureau ou en télétravail. Nous préparons méticuleusement un ensemble d’équipements de haute qualité, conçu pour assurer confort, productivité et bien-être.
Cet équipement comprend :
- Un ordinateur portable performant, configuré et prêt à l’emploi
- Un casque Bluetooth de qualité pour des communications claires
- Un système de double écran pour une meilleure productivité
- Un support d’écran ajustable pour une posture optimale
- Un repose-pied ergonomique
Tous ces éléments sont choisis avec soin pour garantir un environnement de travail ergonomique, réduisant ainsi les risques de troubles musculo-squelettiques et favorisant le bien-être au travail. Cette attention portée à l’équipement reflète notre engagement envers la santé et la satisfaction de nos collaborateurs, qu’ils travaillent au bureau ou à distance.
De plus, nous nous assurons que tous les accès nécessaires aux outils et plateformes de l’entreprise sont configurés et fonctionnels dès le premier jour, permettant ainsi une intégration rapide et efficace dans les flux de travail de l’équipe.
Un retour fréquent que nous recevons :
« Mon matériel répond parfaitement à mes besoins pour travailler. »
Rencontres avec les responsables de service
Un élément clé de notre processus d’intégration est la série de rencontres organisées avec tous les responsables des différents services de l’entreprise et un entretien avec le président. Ces rencontres ont un double objectif :
- Permettre au nouveau collaborateur de comprendre la structure globale de l’entreprise et comment son rôle s’intègre dans l’ensemble.
- Donner l’opportunité aux responsables de présenter leurs équipes, leurs objectifs et comment ils interagissent avec le poste du nouvel arrivant.
Ces rencontres s’étalent sur les premières semaines pour éviter une surcharge d’informations le premier jour.
L’immersion : Au cœur de Directskills
L’immersion au sein de Directskills est conçue comme une expérience approfondie et enrichissante, permettant aux nouveaux collaborateurs de s’imprégner pleinement de la culture de l’entreprise et de développer leurs compétences. Cette phase cruciale de l’onboarding s’étend sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois, et comprend plusieurs éléments clés.
Formations internes – le Tronc commun
Chez DirectSkills nous avons développé un programme de formation interne structuré et adapté, qui reflète notre position d’éditeur de logiciel spécialisé dans le secteur de l’intérim. Notre approche de formation se décompose en deux phases principales :
- Formation « Sens » : Cette formation, obligatoire pour tous les nouveaux collaborateurs, constitue le socle de notre processus d’intégration. Elle se déroule sur deux demi-journées et poursuit un double objectif :
- Approfondir la compréhension des enjeux spécifiques du secteur de l’intérim
- Mettre en lumière la valeur ajoutée de nos solutions logicielles dans ce contexte
Cette formation « Sens » est cruciale car elle permet à chaque collaborateur, quel que soit son poste, de saisir pleinement l’importance de son rôle dans la mission globale de Directskills. Elle contribue à créer un sens partagé et une compréhension commune de notre impact sur le marché.
2. Formation aux principaux modules de l’application : Après la formation « Sens », tous les nouveaux arrivants suivent une formation approfondie sur les principaux modules de notre application. Cette formation est dispensée par nos consultants et chefs de projet expérimentés, garantissant ainsi un transfert de connaissances direct et pratique.
Cette phase de la formation permet aux nouveaux collaborateurs de :
- Comprendre en détail le fonctionnement de notre logiciel
- Se familiariser avec les différentes fonctionnalités et leurs applications pratiques
- Appréhender comment notre solution répond concrètement aux besoins du secteur de l’intérim
L’approche de Directskills en matière de formation interne reflète notre engagement à fournir à chaque nouveau collaborateur une base solide de connaissances, à la fois sur le contexte métier et sur nos outils. Cette méthode assure que tous les employés, indépendamment de leur rôle spécifique, comprennent notre produit et son impact sur le marché.
En structurant ainsi notre formation initiale, nous créons un socle commun de connaissances qui favorise la collaboration inter-services et permet à chacun de contribuer efficacement à notre mission, dès les premiers jours de son intégration.
Les retours sur nos formations sont très positifs :
« N et C ont été de formidables formateurs, ils ont su prendre le temps et répondre à nos questions avec une grande pédagogie»
ou encore :
« La formation est très bien faite, claire et concise, les formateurs sont aussi très qualifiés »
Immersion dans différents services
Pour favoriser une compréhension globale de l’entreprise et encourager la collaboration inter-services, nous organisons pour certains postes (surtout en lien avec les clients) des périodes d’immersion dans différents départements de Directskills. Cette approche permet à nos nouveaux collaborateurs de :
- Acquérir une vision d’ensemble des processus de l’entreprise
- Comprendre les interactions entre les différents services
- Développer un réseau interne étendu
Ces immersions, sont soigneusement planifiées pour offrir un aperçu concret des activités de chaque département. Les nouveaux collaborateurs ont ainsi l’opportunité d’observer, de poser des questions et même de participer à certaines tâches, sous la supervision des équipes en place.
L’importance du mentorat
Le mentorat joue un rôle central dans notre processus d’immersion. Chaque nouveau collaborateur se voit attribuer un parrain expérimenté, distinct de son manager direct, pour l’accompagner tout au long de ses premiers mois chez Directskills.
« Ma marraine est d’une grande écoute et elle est très pédagogue. Elle anticipe ma montée en compétence de manière graduelle et c’est très appréciable de travailler avec elle »
Le rôle du mentor est multiple :
- Offrir un soutien personnalisé et des conseils
- Faciliter l’intégration sociale et culturelle
- Aider à naviguer dans les complexités de l’organisation
- Encourager le développement professionnel et personnel
Nos mentors sont là pour offrir un accompagnement de qualité, basé sur l’écoute et le partage d’expérience. Cette relation de mentorat, qui s’étend généralement sur 6 mois, contribue significativement à l’engagement et à la rétention de nos nouveaux talents.
« Mon Parrain a été très disponible, et une réelle alchimie professionnelle s’est créée entre nous deux »
Suivi et évaluation continue
Tout au long de cette phase d’immersion, nous mettons l’accent sur un suivi régulier et une évaluation continue des progrès. Des points hebdomadaires sont organisés avec le manager direct et parfois le parrain pour :
- Ajuster le parcours d’intégration si nécessaire
- Faire le point sur les apprentissages et les réalisations
- Identifier les éventuelles difficultés et y apporter des solutions
De plus, des évaluations formelles sont réalisées à la fin du premier mois d’immersion, permettant de mesurer les progrès accomplis et de définir les objectifs pour la période suivante.
En conclusion, notre approche de l’immersion chez Directskills est conçue pour être complète, personnalisée et évolutive. En combinant formations spécifiques, expériences inter-services, mentorat et projets collaboratifs, nous créons un environnement propice à l’épanouissement et à la réussite de nos nouveaux collaborateurs. Cette immersion approfondie est la clé pour transformer nos nouvelles recrues en membres engagés et performants de l’équipe Directskills.
Le suivi : Garantir une intégration réussie
Chez DirectSkills nous comprenons que l’intégration est un processus continu qui s’étend bien au-delà des premières semaines. C’est pourquoi nous avons mis en place un système de suivi rigoureux pour garantir le succès à long terme de nos nouveaux collaborateurs
Le rôle crucial du manager
Le manager joue un rôle central dans le processus d’intégration chez Directskills. Dès le premier jour, et tout au long des trois premiers mois, le manager est activement impliqué dans l’accompagnement du nouveau collaborateur. Voici comment nous structurons ce suivi :
Réunions hebdomadaires : Le manager organise des points réguliers, au moins une fois par semaine, pour discuter des progrès, répondre aux questions et fournir un soutien continu, au-delà des échanges opérationnels qui eux peuvent être quotidien.
Objectifs clairs et atteignables : Dès le début, le manager établit des objectifs clairs et réalisables à court terme. Ces objectifs sont régulièrement revus et ajustés en fonction de l’évolution du collaborateur.
Feedback continu : Le manager fournit un feedback constructif et régulier, permettant au nouveau collaborateur de s’améliorer continuellement et de s’adapter rapidement à son nouvel environnement.
Soutien personnalisé : Le manager est formé pour identifier les besoins spécifiques de chaque nouveau collaborateur et pour adapter son approche en conséquence.
Un collaborateur témoigne :
« Les points quasi quotidiens au début de mon onboarding m’ont permis de monter rapidement en compétences et répondre rapidement aux sujets bloquants. »
Le rapport d’étonnement à un mois
Un mois après l’arrivée du nouveau collaborateur, nous organisons une session spéciale avec le pôle RH. Cette rencontre, que nous appelons le « rapport d’étonnement », est une opportunité précieuse pour :
- Recueillir les premières impressions du collaborateur sur l’entreprise, son poste et son intégration
- Identifier d’éventuels points d’amélioration dans notre processus d’onboarding
- Permettre au collaborateur d’exprimer ouvertement ses besoins ou ses préoccupations
- Ajuster si nécessaire le plan d’intégration pour les mois suivants
Bilan à 3 mois avec la DRH
Entre le deuxième et le troisième mois, nous organisons un bilan plus approfondi avec la Direction des Ressources Humaines. Ce bilan est fondamental car il intervient à un moment où le collaborateur a acquis une compréhension plus complète de son rôle et de l’entreprise. Lors de cette rencontre, nous abordons :
- L’intégration globale : Comment le collaborateur se sent-il dans l’entreprise et dans son équipe ?
- La maîtrise du poste : Le collaborateur a-t-il les outils et les connaissances nécessaires pour réussir dans son rôle ?
- Les perspectives d’évolution : Quelles sont les aspirations du collaborateur et comment pouvons-nous les aligner avec les opportunités au sein de Directskills ?
- Le feedback sur l’entreprise : Quelles sont les observations du collaborateur sur nos processus, notre culture, et comment pouvons-nous nous améliorer ?
Ce bilan permet également de valider définitivement la période d’essai et de poser les bases pour un développement à long terme au sein de Directskills.
Suivi continu et ajustements
Notre processus de suivi ne s’arrête pas après ces étapes formelles. Nous encourageons une culture de feedback continu et d’amélioration constante. Cela inclut :
- Des check-ins réguliers entre le collaborateur et son manager
- Des opportunités de formation continue basées sur les besoins identifiés
- Des ajustements du plan de développement en fonction de l’évolution du collaborateur et des besoins de l’entreprise
En mettant en place ce système de suivi complet, nous nous assurons que chaque nouveau collaborateur chez Directskills bénéficie du soutien et des ressources nécessaires pour réussir à long terme. Cette approche nous permet non seulement d’améliorer la satisfaction et la rétention de nos employés, mais aussi de continuellement affiner et optimiser notre processus d’onboarding.
Les bénéfices d’un onboarding sur mesure
L’approche personnalisée et structurée de Directskills en matière d’onboarding apporte de nombreux avantages, tant pour les nouveaux collaborateurs que pour l’entreprise dans son ensemble. Examinons les principaux bénéfices de notre stratégie d’intégration.
Amélioration de la productivité
Notre processus d’onboarding sur mesure permet une montée en compétence rapide et efficace des nouveaux collaborateurs. Les résultats sont tangibles :
Réduction du temps d’adaptation : Grâce à notre formation « Sens » et à la formation approfondie sur nos modules logiciels, les nouveaux employés comprennent rapidement leur rôle et l’impact de leur travail.
Autonomie accélérée : Le suivi régulier et le soutien personnalisé permettent aux collaborateurs d’atteindre plus rapidement leur plein potentiel.
Efficacité opérationnelle : La compréhension globale de l’entreprise, acquise lors des immersions dans différents services, favorise une meilleure collaboration inter-équipes.
Renforcement de la culture d’entreprise
Notre approche d’onboarding joue un rôle clé dans la transmission et le renforcement de la culture Directskills :
« L’ambiance est dynamique, passionnée, professionnelle. »
- Alignement des valeurs : Dès le début, les nouveaux collaborateurs sont immergés dans notre culture et nos valeurs, favorisant un alignement rapide.
- Cohésion d’équipe : Les activités d’intégration et les projets collaboratifs renforcent les liens entre les nouveaux arrivants et les employés existants.
- Sentiment d’appartenance : Le suivi personnalisé et l’attention portée à chaque collaborateur créent un fort sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Une culture d’entreprise forte et partagée contribue à créer un environnement de travail positif et motivant, essentiel pour la rétention des talents à long terme.
Nos collaborateurs le ressentent :
« Il y a une très bonne ambiance et beaucoup d’entraide au sein de l’équipe »
Amélioration continue des processus RH
Notre approche d’onboarding, avec ses points de suivi réguliers et ses bilans, nous permet d’être dans une démarche d’amélioration continue :
- Feedback constant : Les retours des nouveaux collaborateurs nous aident à affiner constamment notre processus d’intégration. (c’est d’ailleurs grâce aux feedback des précédents rapports d’entonnement que nous avons entièrement revu notre socle commun de formation il y a un an, de manière collaborative)
- Adaptation aux besoins changeants : La flexibilité de notre approche nous permet de nous adapter rapidement aux évolutions du marché et aux besoins de l’entreprise.
- Innovation RH : L’analyse des données recueillies lors de l’onboarding nous aide à innover dans nos pratiques RH globales.
En conclusion, l’investissement de Directskills dans un processus d’onboarding sur mesure se traduit par des bénéfices concrets et mesurables. Cette approche ne se contente pas d’intégrer efficacement les nouveaux talents ; elle contribue de manière significative à la performance globale de l’entreprise, à sa culture, et à son attractivité sur le marché du travail. En plaçant l’expérience du collaborateur au cœur de notre stratégie d’intégration, nous créons les conditions idéales pour une collaboration fructueuse et durable.
Un témoignage qui résume bien notre approche :
« J’ai obtenu de nouvelles compétences et je sais que j’en obtiendrais encore. J’ai pu rendre service à des collègues. J’ai découvert le secteur de l’intérim qui m’était alors jusqu’à présent inconnu. J’ai rencontré une belle équipe. »
Conclusion : L’onboarding chez DirectSkills un investissement pour l’avenir
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« En mettant l’accent sur une préparation minutieuse, un accueil personnalisé, une immersion approfondie et un suivi attentif, nous créons un environnement propice à l’épanouissement et à la réussite de chaque nouveau collaborateur »
Swanhilde Marc , Responsable des ressources humaines.
L’approche de Directskills en matière d’onboarding va bien au-delà d’une simple formalité administrative. C’est un véritable investissement dans l’avenir de notre entreprise et de nos collaborateurs. Notre processus d’intégration sur mesure, qui s’étend sur plusieurs mois, reflète notre engagement envers l’excellence et le développement de nos talents.
Cette approche holistique nous permet non seulement d’intégrer efficacement nos nouvelles recrues, mais aussi de renforcer notre culture d’entreprise, d’améliorer notre productivité et d’enrichir notre marque employeur.
Chez DirectSkills nous comprenons que le succès de notre entreprise repose sur la qualité et l’engagement de nos équipes. C’est pourquoi nous continuons à investir et à innover dans notre processus d’onboarding, en l’adaptant constamment aux besoins évolutifs de notre secteur et de nos collaborateurs.
En fin de compte, notre objectif est clair : transformer chaque nouvelle recrue en un membre épanoui, productif et engagéde Directskills. Car nous croyons fermement que le voyage de 3 mois que nous proposons à nos nouveaux collaborateurs n’est que le début d’une aventure professionnelle longue et enrichissante au sein de notre entreprise