Auto-facturation
Avec l’auto-facturation, supprimez les surfacturations, les litiges et les coûts de gestion des factures
Constat : L’intérim est en moyenne surfacturé de près de 4 %.
Pourquoi ? Parce que les factures d’intérim sont basées sur la paie des intérimaires, calculée en fonction du règlementaire de paie de l’entreprise Utilisatrice, règlementaire qu’aucune agence d’intérim ne peut maîtriser dans la durée.
La Solution : Produisez vous-même et automatiquement les factures de vos agences d’intérim.
Supprimez les erreurs de facturation intérim avec l'auto-facturation
Avec l’auto-facturation, établissez vous-même et automatiquement les factures intérim de vos fournisseurs. Ainsi, vous aurez la garantie de la bonne utilisation de vos pointages et de vos règles de paie.
La préfacturation consiste à recevoir une facture de votre fournisseur et à la contrôler avant paiement. Avec l’auto-facturation, c’est vous qui générez directement la facture à partir de vos données, ce qui élimine les risques d’erreurs et de litiges.
Les erreurs sur les factures vous coûtent 3 à 5% de votre budget intérim.
En fiabilisant à 100% vos factures grâce à l’auto-facturation, vous ne constatez plus de surfacturation intérim, vous assainissez vos relations fournisseurs et vous supprimez le risque de litiges.
Découvrez comment la solution Directskills peut vous permettre de supprimer les erreurs sur vos factures intérim.
Égalité de traitement et conséquences
La directive Européenne 2008/104/CE a fixé un cadre général commun pour toute l’Europe. Elle valide notamment le principe de l’égalité de traitement. Ainsi, vos intérimaires doivent être rémunérés comme s’ils étaient vos salariés. En conséquence concrète vos règles de paie s’appliquent à vos intérimaires.
Une autre conséquence est que les lignes des factures intérim dépendent de chacune de vos rubriques de paie. En effet, pour chaque rubrique de paie, le montant facturé est calculé en appliquant le coefficient de facturation au montant brut payé à l’intérimaire.
C’est pourquoi la bonne application de vos règles de paie conditionne plus encore que les coefficients la fiabilité des factures intérim.
Les agences d'intérim ne peuvent pas maîtriser toutes les règles de tous leurs clients
Chaque ligne de facture correspond à une rubrique de paie brute dont les caractéristiques, règles et montants dépendent uniquement du client (égalité de traitement). Or, les agences d’intérim ne peuvent pas maitriser toutes les règles de paie complexes de tous leurs clients.
En effet, c’est déjà un sujet complexe chez chaque client. C’est pourquoi le processus intérim traditionnel génère tant d’erreurs. Ces surfacturations perdureront tant que les agences d’intérim émettront les factures alors que celles-ci s’appuient sur vos règles de paie.
L'impossible contrôle facture
Il y manque toujours la rémunération brute de l’intérimaire, et presque toujours le coefficient de facturation. Le contrat de mise à disposition indique parfois le coefficient à appliquer. Mais correspond-il alors au contrat cadre ? Et le montant brut est-il le bon ? Les primes et majorations correspondent-elles à vos règles de paie ? les montants bruts prennent-ils correctement en compte les dernières Négociations Annuelles Obligatoires ? …
C’est pourquoi contrôler réellement une facture d’intérim prend énormément de temps. En conséquence, les contrôles se limitent le plus souvent au nombre d’heures et la plupart des erreurs de paie restent inaperçues.
L’auto-facturation, c’est quoi ?
L’auto-facturation est un processus dans lequel vous émettez vous-même les factures d’intérim de vos prestataires, au nom et pour le compte de vos fournisseurs, dans le cadre d’un mandat. Cela signifie que vous générez automatiquement les factures en vous basant sur vos propres pointages et règles de paie, au lieu de recevoir les factures de vos agences d’intérim.
Le fonctionnement est simple : vous paramétrez vos règles de paie dans votre système, puis vous émettez les factures correspondantes à partir des heures pointées. Les factures sont ainsi fiabilisées à la source, puisqu’elles se basent sur vos propres données. Vous supprimez alors les risques d’erreurs et de surfacturation qui sont fréquents lorsque les agences d’intérim émettent elles-mêmes les factures avec leurs règles pas toujours bien paramétrées.
L’auto-facturation vous permet donc de maîtriser totalement le processus de facturation intérimaire, de supprimer les erreurs et litiges, et d’assainir vos relations avec vos fournisseurs. C’est une pratique qui se développe, déjà utilisée par 35% des grands comptes en France avec les principales agences représentant 99% du marché.
Autofacture DIRECTSKILLS
Vos pointages, avec vos règles de paie et vos définitions, génèrent automatiquement les factures intérim. Tout est décomposé, tracé, vérifiable et opposable. Les bénéfices :
- Facturation 100% fiabilisée
- Plus de factures à traiter
- Plus de litiges à gérer
- Fournisseurs payés dans les délais
- Relations fournisseurs assainies
- Provisions totalement fiabilisées
La facturation 100% fiabilisée est un atout majeur. Grâce à cette fonctionnalité, les risques d’erreurs et d’omissions sont éliminés, ce qui assure une précision inégalée. Cela permet d’éviter les erreurs coûteuses et les retards qui peuvent nuire à la réputation de l’entreprise. Le fait de ne plus avoir de factures à traiter est un autre avantage significatif. Cela libère du temps pour se concentrer sur des tâches plus importantes et stratégiques. Cela élimine également le stress et la pression associés à la gestion d’un grand volume de factures, ce qui peut améliorer la satisfaction au travail.
L’élimination des litiges est également une caractéristique précieuse. Cela réduit la fréquence des conflits et des malentendus, ce qui peut améliorer les relations de travail et augmenter la productivité. Le paiement des fournisseurs dans les délais est une autre caractéristique clé. Cela garantit que les fournisseurs sont satisfaits et maintient une relation de travail positive. Cela peut également aider à éviter les pénalités pour retard de paiement. L’amélioration des relations avec les fournisseurs est un avantage supplémentaire. Cela peut conduire à une meilleure coopération, à une plus grande flexibilité et à une meilleure qualité de service.
Enfin, la provision totalement fiabilisée est une caractéristique essentielle. Cela garantit que les fonds sont correctement alloués et disponibles lorsque nécessaire, ce qui peut améliorer la gestion financière et la stabilité de l’entreprise.
En conclusion
L’auto-facturation est la solution idéale pour gérer de manière optimale les factures de l’intérim. En effet, en générant vous-même les factures sur la base de vos propres pointages et règles de paie, vous vous assurez une facturation 100% fiable. Fini les factures à traiter, les litiges à gérer et les relations tendues avec les fournisseurs. Avec l’auto-facturation, vous maîtrisez totalement le processus, ce qui vous permet de réaliser des économies substantielles (3 à 4% en moyenne sur la facture intérim) et de diviser par 3 à 5 vos coûts de gestion. En adoptant l’auto-facturation avec un outil comme Directskills, vous reprenez le contrôle sur vos factures d’intérim tout en vous mettant en conformité avec la réglementation, notamment sur l’égalité de traitement. Une solution gagnant-gagnant pour optimiser la gestion de vos intérimaires.
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