La pratique de l’externalisation existe dans toutes les entreprises et plus particulièrement pour la gestion administrative du personnel intérimaire. Elle est devenue un levier incontournable de transformation et de compétitivité. De plus, votre maîtrise des dépenses et l’optimisation des coûts indirects sont des leviers clés pour améliorer la marge de votre entreprise.
“Ce sont ces raisons qui font de l’externalisation de la gestion administrative du personnel intérimaire une question centrale à traiter.”
Gestion de l’intérim en entreprise : pourquoi est-ce un vrai défi ?
Le Travail Temporaire est l’un de vos principaux budgets d’achats indirects voire, dans certains secteurs, le premier budget achats.
Et pourtant, la gestion du personnel intérimaire en entreprise est :
- Sans valeur ajoutée, car 80% des tâches sont purement administratives et nécessitent entre trois et cinq fois plus d’ETP internes pour le gérer que la paie des salariés.
- Avec un potentiel d’économie important pouvant aller jusqu’à plus de 10% du budget d’achat intérim si on y intègre l’optimisation des ressources internes.
- Structurellement complexe, car transverse. Elle est menée le plus souvent dans l’urgence et sous contrainte juridique forte.
- Sans réel pilote ou responsable au sein des directions générales, c’est souvent un problème qui se déplace entre les différents services.
- Dépendante d’un besoin de forte expertise légale et métier en perpétuelle évolution.
“C’est pour cela que votre gestion du personnel intérimaire est un candidat naturel à l’externalisation”
Gestion administrative du personnel intérimaire : des défis liés au processus lui-même
Si une meilleure gestion des intérimaires est bien souvent identifiée comme un levier de réduction de coûts, cela vous pose généralement des difficultés par la nature même du processus qui est partagé par les Opérationnels, les RH, la Finance et les Achats.
- La nature structurellement transverse du processus intérim génère de nombreuses ruptures, des saisies multiples, des omissions générant au final un processus tout à la fois coûteux et peu efficace.
- Cette difficulté est accrue par la notion d’urgence de cette action dans un cadre juridique très réglementé qui oblige vos acteurs internes à travailler de concert pour sécuriser ce processus à haut risque tout en travaillant avec des fournisseurs externes.
- Ce cadre juridique en perpétuel mouvement implique une grande rigueur tant sur le fond (motif du recours, durée initiale, rémunération, caractéristique du poste …) que sur la forme (signature du contrat de mise à disposition dans les 48h suivant le début de mission, respects des délais de carence entre deux missions, égalité de traitement avec les salariés permanents, validité des habilitations…).
- Il requiert également une forte expertise en législation de la paie pour les opérationnels ou les RH et en compréhension des mécanismes du coût du travail pour déterminer la marge des Entreprises de Travail Temporaire pour les Achats. Cela en fait une activité très complexe.
“Le risque n°1 pour vous est la requalification de la mission en CDI. Le risque n°2 une surfacturation des prestations due aux erreurs de saisie et d’interprétation de vos règles de paie par les agences de travail temporaire et aux erreurs d’application de coefficients”
Votre direction des achats négocie en central les accords-cadres, mais a rarement les informations nécessaires à une bonne négociation. Surtout, elle dispose de peu de moyens pour vérifier leur bonne application. Enfin, compte tenu de la réalité du processus opérationnel, la définition, la mise en œuvre et le suivi d’indicateurs qualitatifs objectifs relèvent du vœu pieux. Il en résulte des charges supplémentaires pour l’entreprise pouvant allez jusqu’à 10% de son budget annuel d’intérim.
Sur le terrain, ces accords-cadres et l’égalité de traitement (un intérimaire doit nécessairement être rémunéré comme s’il était votre salarié permanent, le temps de sa mission) impliquent que chaque opérationnel (ou RH) ayant recours à l’intérim sache expliquer à chaque agence d’intérim le mode de calcul des primes et autres accessoires du réglementaire de paie de son établissement et de leurs évolutions afin d’éviter les erreurs de facturations ou d’interprétation (pause non payée facturée à tort, indemnité non soumise facturée avec des charges…). Ces difficultés génèrent des erreurs de facturation estimées entre 2 et 6 % du montant facturé.
Enfin la remontée des données en interne est souvent un casse-tête, car difficile et pas ou peu informatisée et souvent chronophage pour la RH (bilan social, journal du personnel), la finance (rapprochement de facture, éclatement des coûts par centre analytique…) ou pour les achats (renégociation, contrôle de la bonne application des accords-cadres…).
Optimisez votre gestion des intérimaires avec DIRECTSKILLS en deux étapes clés
Première étape : digitaliser le processus pour le sécuriser.
Les défis présentés ci-dessus entraînent une conséquence dangereuse : vous finissez souvent par devoir demander l’information aux Entreprises de Travail Temporaire. Il se pose alors la question du contrôle de son fournisseur sans autre source de données que celle qu’il vous transmet.
Le processus traditionnel de recours au travail temporaire est lui-même qui est à l’origine de la majorité des erreurs et des non-qualités. La cause est évidente : vous confiez aux agences de travail temporaire vos informations et leur reconstitution, alors qu’elles ne disposent ni de toutes les données nécessaires ni du positionnement adéquat.
La première étape consiste à reprendre la main sur le processus pour supprimer les erreurs de saisie, le manque d’information et pour contrôler les facteurs de risques (mauvaise attribution de qualification, règles de paie erronées, application inadaptée des coefficients, requalification des intérimaires…).
“Notre logiciel inverse le flux d’informations entre vous et l’ETT pour optimiser vos ressources internes.”
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En effet, notre logiciel vous permet d’automatiser toutes vos tâches administratives sans valeur ajoutée. Vous divisez ainsi par 2 ou 3 votre charge administrative liée à la gestion du personnel intérimaire et sécurisez les points suivants :
- Bénéficiez d’un processus performant homogène et appliqué.
- Sécurisez votre processus sur un plan juridique en respectant la règlementation.
- Maitrisez vos données et vos règles de paie conformément à vos contrats cadres.
- Contrôlez la qualité des prestations de recrutement de vos fournisseurs.
- Sécurisez votre processus sur un plan financier en fiabilisant vos factures.
Deuxième étape : externaliser la gestion du personnel intérimaire
Une fois cette première étape réalisée en amont ou en parallèle, vous pouvez envisager une externalisation complète ou partielle de la gestion administrative de l’intérim, car elle ne constitue pas une activité stratégique en soi, mais seulement une obligation.
Cette externalisation permet d’aller encore plus loin dans l’optimisation en réaffectant les ressources internes sur des tâches à plus forte valeur ajoutée tout en supprimant les contraintes liées à la complexité et à l’expertise nécessaires pour traiter ce sujet. Elle permet aussi de rendre variable ce coût de gestion administrative selon les besoins réels en intérim.
Dans ce cadre, nous vous proposons des services d’externalisation en complément de notre logiciel de gestion du travail temporaire :
Prise en charge de tout ou partie de la gestion administrative de l’intérim
- Engagement sur l’ensemble du processus.
- Rationalisation du processus intérim en vous apportant les bonnes pratiques.
- Accès à une plateforme de spécialistes de la gestion administrative.
Pilotage des accords-cadres
- Pilotage de la bonne application de vos accords-cadres.
- Suivi qualitatif et suivi des parts de marché.
- Tableaux de bord Achat, RH, Finance.
Les entreprises qui ont fait ce choix peuvent ainsi focaliser leurs ressources internes sur la partie stratégique de la gestion de l’intérim (une meilleure utilisation du recours, des intérimaires mieux formés, une meilleure application des contrats-cadres…) et ainsi contribuer à l’amélioration de la marge de l’entreprise par une réelle maîtrise de ce coût indirect.